Interní časopis aneb zapojte své lidi

Jak vypadá typický den, který trávíme u klienta focením a děláním rozhovorů pro interní časopis? Zde je hrubý nástin, co všechno se se zmíněnými aktivitami pojí.

Pominu-li domlouvání termínu návštěvy, tak příprava začíná už několik dní předem, kdy od vedoucí HR dostávám seznam témat příštího čísla. Pravidelné rubriky se mění jen málo, ale témata jsou pokaždé jiná. Dle dostupných informací si připravím vhodné otázky k tématům. Někdy je informací dostatek, jindy to spíše nechávám na improvizaci.

V půl 7 mě u firmy v Brně nabírá kolega fotograf a míříme na dálnici. Schůzka s 1. zaměstnancem je naplánovaná v Jihlavě na 8:30. Vzhledem k stavu našich silnic a dálnic ale vyrážíme o něco dříve, abychom nemeškali. Kolem 8 dojíždíme do cíle a než projdeme nutnou kontrolou a dalšími formalitami, je 8:15.

1. rozhovor

V celém velkém závodu není volná jediná zasedačka, a tak se musíme spokojit s malou místností kousek od recepce. Mně to moc nevadí, spíš kolega Honza má obavy, že fotky nebudou kvůli malému prostoru a malému osvětlení dostatečně kvalitní. Jako správný profík si ale vždy dokáže poradit a tak přesně v 8:30 vítáme naši první „oběť“ – paní Ivanu.

Paní Ivana má na starosti rubriku Envi, která se zabývá životním prostředím a jak se o něj firma stará. Mimo tuto pravidelnou rubriku pak byla Ivana  „nominována“ i na tvář celého čísla, což se jí, protože se hrozně nerada fotí, vůbec nezamlouvá.

Rozhovor si s jejím dovolením nahrávám, abych na nic nezapomněl. Během rozhovoru se od této dámy ve středních letech dozvídám spoustu zajímavých informací. Kolega Honza mezitím na svém zánovním foťáku (myslím, že má každý půlrok nějaké nové dělo a nedávno začal dělat i fotky pomocí dronu z výšky, což vypadá naprosto úžasně) cvaká ostošest, abychom mohli následně vybrat ty nejlepší fotky.

Během rozhovoru nám pracovnice jídelny donesou konvici s kávou a malé občerstvení, za což jsem jim nesmírně vděčný, protože nás čeká náročný den. Po rozhovoru nás Ivana ještě bere do údržbové místnosti, kde děláme další „tematické“ fotky na titulku. Následně ještě uděláme foto pro Envi s jejím kolegou panem Vítkem a 1. blok máme za sebou.

V 10:00, potažmo v 10:30 přicházejí pánové Jan a Tomáš, kteří se rozpovídají o absolvovaných školeních do rubriky Vzdělávání. Každého se vyptám na předem připravené otázky a opět uděláme několik fotek.

Chvíli před 11 přichází vedoucí HSE, který má na starosti rubriku Safety. Zjišťujeme, že v rámci rubriky budeme následně zpovídat 2 pány, kteří svým včasným zásahem zachránili život kolegovi. Žádné odlehčené téma. Pánové jsou zrovna po směně, ale nešťastnou událost popíšou srozumitelně. Jak sami praví, důležité je, že pán přežil.

Utajení jako v 007

Ve 12 hodin nás čeká 1. techničtější téma. Rubrika nese název WCM (World Class Manufacturing) a postupně v ní představujeme všechny pilíře tohoto systému. Toto číslo se zabývá pilířem PM – Professional Maintanence. Přišedší 2 pánové mi vysvětlují, jak probíhá pravidelná údržba strojů v závodu. Následuje focení přímo u linek. Je třeba si dávat pozor na to, co fotíme, protože některé výrobky či výrobní postupy jsou přísně tajné.

Součástí každého čísla je představení sesterského závodu ze zahraničí či spíše země, ve které závod působí. To je pro mě vždy nejvíce přitažlivé téma. V tomhle čísle si na paškál vezmeme Malajsii. Trošku mě mrzí, že mi článek předpřipravila a předala paní Renáta, která tam má známé, ale alespoň bude víc času na jiná témata.

Je 12:30 a my máme konečně chvilku si zajít na oběd. V závodu dobře vaří a na výběr je vždy asi 7 jídel, takže načerpáme síly na další maraton otázek.

Ve 13:00 přichází pan Federico a s ním rubrika Náš závod očima cizinců. Rozhovor pro interní časopis probíhá v angličtině. Federico pochází z Venezuely a zastává ve firmě vysokou funkci. Musím přiznat, že jsem se u žádného rozhovoru už dlouho tak nezasmál, Federico je veselá kopa. I on po skončení potvrdí, že to pro něj byla sranda.

Po skončení jdeme znovu do výroby, kde fotíme týmy do rubriky Týmy se představují. Vracíme se s 2 „ulovenými“ pány, kterých se ještě dotazuji pár otázek do sekce 5 otázek pro…

Následuje pro mě vždy nejnáročnější téma z vývoje. Pánové mi vysvětlují mně úplně neznámé technologie. Občas se cítím jako žák základní školy, který se omylem dostal na vysokou. Ještěže si vše můžu nahrávat a zopakovat.

Je chvíli po půl 3 a my odjíždíme do sousední haly, kde nás čeká dnes poslední rozhovor s panem Zbyňkem, který nám představuje automatický sklad. Nejdříve vše obrazově zdokumentujeme a potom nám pan Zbyněk docela dlouho vysvětluje, jak vše funguje.

Jsou skoro 4 hodiny a my jsme právě skončili poslední rozhovor pro interní časopis. Mám hlavu tak nabitou informacemi, že mi úplně praská. Dnešek byl znovu opravdu výživný. Kolem 5 hodiny se dostáváme zpět do Brna.

Práce po schůzce

V následujících dnech mě čeká přepisování nahraných informací, tvorba článků, tvorba popisků, korekturování s odpovědnými lidmi, což mě někdy dokáže náramně vytočit. Od klienta postupně dostávám další materiál, zejména fotky z různých událostí, které jsme si nestihli předat přímo. Kolega Honza mi obvykle do týdne pošle upravené fotky, které pak naše grafička ořeže, nasází do sazby pro interní časopis a přidá mnou vytvořené texty.

U některých témat je potřeba ještě vytvořit infografiku nebo jiné grafické prvky. Vše musí samozřejmě sedět s grafickým manuálem klienta. Jakmile se blížíme ke konci, objednávám tisk a rozesílku podle zaslaných adres všech zaměstnanců. Minimální doba, za kterou se dá stihnout vydat 28 stránkový časopis je asi 2 měsíce. Jen tisk trvá týden, rozesílka pak dalších cca 14 dní. S tím je potřeba počítat.

Jakmile je naše dílo – interní časopis, na světě, všichni zainteresovaní mají velkou radost. Ze zpětné vazby jednotlivých zaměstnanců můžeme soudit, že se jim časopis líbí a rádi si v něm počtou.